Fattura non consegnata: significato e comunicazione al cliente
Mancata consegna e scarto non sono la stessa cosa. I controlli utili prima di contattare il destinatario o inviare un nuovo documento.
Una fattura elettronica non consegnata richiede un controllo del recapito, non un nuovo invio automatico come se il documento fosse stato scartato. Il nome dello stato va letto insieme alla ricevuta completa.
Che cosa è successo
La guida dell’Agenzia alla fatturazione elettronica distingue i controlli del file dalla consegna al destinatario. Quando i controlli sono superati ma il recapito non riesce, il documento può essere messo a disposizione nell’area prevista dall’Agenzia, secondo le regole applicabili.
È diverso dal caso di scarto, nel quale il file non supera i controlli. Prima di agire, identifica quindi la ricevuta e il documento a cui si riferisce.
Che cosa controllare
Verifica i dati di recapito utilizzati, il tipo di destinatario e la disponibilità del documento nei servizi previsti. Una copia PDF può aiutare il cliente a riconoscere l’operazione, ma non sostituisce automaticamente il documento elettronico e il relativo percorso fiscale.
Le regole per la Pubblica amministrazione comprendono stati e passaggi specifici. Non applicare indistintamente una procedura B2B o B2C a un documento PA.
Un messaggio di cortesia
Puoi usare un testo amministrativo semplice, adattandolo alle indicazioni applicabili:
“Buongiorno [nome], ti segnaliamo che per la fattura [numero] del [data] abbiamo ricevuto un esito di mancato recapito. Ti inviamo una copia di cortesia per identificarla e ti chiediamo di verificare la disponibilità del documento elettronico nell’area prevista. Restiamo a disposizione per chiarire i dati di ricezione.”
Prima di inviarlo, controlla che il messaggio descriva davvero lo stato ricevuto. Evita frasi come “fattura annullata” o “fattura da rifare” se non corrispondono al caso.
Perché non reinviare subito
Un nuovo documento non è una soluzione neutra: potrebbe creare confusione fra copie, duplicati e riferimenti. Se la fattura ha superato i controlli, il percorso da seguire va identificato prima di preparare un’altra emissione.
Conserva la traccia
Archivia ricevuta, riferimento del documento e comunicazione al cliente. Nella fatturazione elettronica di ammodo considera il controllo degli esiti parte del lavoro ordinario, non una verifica da fare solo quando qualcuno segnala un problema.
Per decidere cosa fare basta spesso una domanda iniziale precisa: il file è stato scartato oppure ha superato i controlli ma non è stato recapitato? Il resto della procedura dipende dalla risposta.
